Tableau 以商业智能赋能财务部门

近日,“Tableau 赋能财务部门交流会”在北京举行。本次交流会云集了来自制造业、房地产、互联网、教育、能源以及零售等诸多行业的财务领域人士,他们中不乏财务分析、预算管理的用户。很多企业都表示,希望展开面向财务的自助式分析部署,并十分关注可视化数据分析发展动态。

随着企业将系统和数据迁移到云端,财务部门也常常感受到这种数字化转型的影响。与IT部门保持紧密协作,共同建立财务数据源所需的基础架构,成为企业财务部门必须要做的事情。

根据IDG2018数字业务转型现状报告显示:超过三分之一(37%)的组织已经开始整合并执行数字优先做法。但与此同时,随着越来越多的企业开展数字业务计划,新的系统、流程和数据源被不断引入,这给财务部门带来巨大的风险,财务团队需要疲于处理额外的工作流。

除了帮助IT将传统财务系统转换为云端财务系统外,财务部门还必须继续通过财务报告、预测、规划、现金流管理、以及审计等日常职能为业务部门服务。即使是最高效的团队,同时面对这么多工作流,也会疲于应对。

“在这种情况下,财务组织如何达成自身的KPI,又支持业务的数字化演变,同时持续获得利益相关者的信任?”Mike Crook,Tableau财务分析总监表示,“方法就是专注于将财务数据准备和验证整合到分析模型中。这样无论你的分析处于哪个成熟阶段,都可以通过实施流程和提供自助式服务仪表板来提高分析速度,增长在整个组织的影响力。这样你的数据会获得更多的信任,财务策略也会更多的支持。”

如果专业的财务人员可采取更快的方式完成所有报告工作,进而加快临时问答周期,会出现怎样的情况?如果他们可以在整个企业范围内进一步完善数据探索,哪怕是在现有的技术堆栈和大型的异构数据库中也能更好地探索数据,又会怎样?

事实上,当前的现在企业财务部门已经纷纷在自己的现有流程中引入自助式分析技术,以便为业务用户提供更丰富、有行动指导价值的分析洞见。

企业的管理层业务回顾仪表板使用的全时当量、费用和收入数据均提取自实时数据源,包含来自多个完全不同的源系统的实际数据和预测数据。

采用Tableau的可视化分析技术,财务规划与分析团队不用再反复进行相同的人工分析,而是建立了单一事实来源,用户可以就所有部门数据提出问题,并只需点击几下即可获得解答。任何人都可以探索关键指标和KPI,每次遇到新问题,无需再重新开始分析或运行新的数据。

分析技术与电子表格一样实用,而且在很多使用情形下,都可以帮助财务团队改进财务分析并节省大量时间。使用分析技术,需要从四个步骤着手:统一和使用所有数据、更快地扩展和重复执行分析、通过交互式的临时分析揭示数据洞见以及利用自助式分析改进协作。

不管用户的组织规模如何,一定有大量分散在各处的财务数据。无论是要分析存储在数据仓库中的实时企业资源规划 (ERP) 数据,还是分析云端的交易数据,亦或是要将 HR 和 CRM 数据转储到不同的电子表格中,都可以将所有这些数据全都合并到同一个分析平台中,然后基于共同的字段混合,从而可以更加准确全面地了解用户的数据。值得一提的是,通过 Tableau,用户并不会受到在使用电子表格时存在的数据点数量限制。

使用商业智能平台连接并统一数据后,用户不仅可以选择来自任意数据源的数据集,要使用的指标,还可以将更多的时间用在进行更深入的分析上,能够根据需要随时提出问题并获得解答。在执行计算时,用户仍然可以使用自己熟悉和喜欢的所有那些公式和函数(如 LOOKUP 或 IF/THEN)轻松完成从电子表格的过渡。

Zedi是一家领先的油气技术和服务公司,该公司需要统一包括 Microsoft Dynamics GP 在内的所有财务数据,以建立单一事实来源。

由于是产品经理们负责编制不同业务线和解决方案的利润、损益和财务报表,因此财务团队需要将数据从 Microsoft Dynamics 中提取出来,导入到 Microsoft Access 中,然后再使用 Excel 进行分析。

这一过程费时费力,导致 Zedi 的 7 位产品负责人每人每个月需耗时两天之久来编制报表。

在统一了数据并采用了分析仪表板后,Zedi 的财务团队编制出了可为整个公司提供单一事实来源的财务报表。Doug 表示:“[财务团队]可以控制数据的提取方式、提取时间,以及需要呈现的具体数据”。

通过制作集中化的报表来显示财务和运营数据,Zedi 每月用在报表编制上的时间缩短了一半,也就是节省了两周时间,使员工可以专注于更具战略性的项目,推动公司发展。

Tableau可以帮助财务部门为组织作为最重要的决策:如何有效地利用时间和资源。对于Tableau的用户来说,他们使用Tableau提升财务分析和报告效率,从其财务数据获得更多见解和价值,并提升组织对战略和目标的专注度,可以从提高报告率、规避开支、识别欺诈和风险、分析并识别盈利和增长能力、降低支出、预测收入和管理现金流7个方面提升投资报酬率。

“得益于Tableau的自动化和标准化,生产效率得到提升,” 2019 年 Tableau 可视化分析争霸赛总冠军、某地产集团大数据中心数据可视化组负责人刘志鑫分享了他们日常运用数据可视化的经历和经验,并表示在 Tableau 的助力下,不仅提高了他们的工作效率,更为树立企业战略打下了坚实的基础。“当然,Tableau的好处不仅限于此,它的商业价值是无限的。”

写在最后

Tableau可以为你带来什么?数据可视化、实时数据、数据管控、自动化重复执行、多数据源链接以及快速洞察力。除此之外,使用Tableau,客户也不再必须建立数据库或大型数据仓库,并且可以从已有的文件(Excel、text和access)开始,使用Tableau快速开始和获取价值。

在Mike Crook看来,只要客户明白自身真正的需求,并确定其所拥有的的数据,Tableau都可以做到——让用户轻松地与IT广泛交流,渡过企业数字化转型的漫长周期。